EMPB-Software: worauf achten? Checkliste für VDA 2 und PPAP

Vor dem Test: was Ihr Kunde verlangt

Die beste Software nützt nichts, wenn sie das falsche Formblatt füllt. Klären Sie vorher, ob Ihr Kunde PPF nach VDA Band 2 oder PPAP verlangt, in welcher Vorlagestufe oder welchem Level, und ob er ein eigenes Excel-Blatt vorgibt – mehr dazu in VDA Band 2 oder PPAP? Was Ihr Kunde wirklich verlangt und PPAP Level 1–5 (Vorlagestufen) auf Deutsch: was jede Stufe verlangt.

Bringen Sie zum Test drei Dinge mit: eine echte Zeichnung (ruhig eine schwierige, gern gescannt), das Formblatt Ihres wichtigsten Kunden und die Messwerte eines alten Berichts.

Die Checkliste

1. Wird jeder Wert nur einmal erfasst – auch wenn zwei Kunden zwei Formblätter wollen?

   Abtippen zwischen Blättern ist die häufigste Fehlerquelle im Bericht: ein Messwert, der im Maßbericht stimmt und im Formblatt des Kunden nicht.

   So prüfen Sie es: Denselben Bericht für zwei Kunden mit verschiedenen Formblättern ausgeben und zählen, wie oft Sie einen Wert eintippen.

   Bei irot Erstmuster: Excel-Formblatt Ihres Kunden: hochladen, Zellen zuordnen, befüllen (S8 EMPB-Dokumente, Stand 10.10.2026)

2. Rechnet das Programm i.O./n.i.O. selbst – und kann niemand das Urteil überschreiben?

   Ein eingetipptes »i.O.« neben einem Wert außerhalb der Toleranz ist ein Rückweisungsgrund – und im Audit eine Frage nach dem Vorgehen.

   So prüfen Sie es: Einen Wert knapp außerhalb der Toleranz eintragen und versuchen, das Urteil auf »i.O.« zu setzen.

   Bei irot Erstmuster: i.O./n.i.O. aus Messwert und Grenzmaß – nie eingetippt (S7 Auswertung, Stand 10.10.2026)

3. Liest das Programm die PDF-Zeichnung und setzt die Ballons – oder tippen Sie die Merkmale ab?

   Bei 80 Merkmalen ist das Abtippen der größte Teil der Arbeit, und eine übersehene Toleranz fällt erst beim Kunden auf.

   So prüfen Sie es: Eine eigene Zeichnung hochladen – am besten eine gescannte – und zählen, was Sie nacharbeiten müssen.

   Bei irot Erstmuster: Maße mit Toleranz, Passungen (ISO 286), Gewinde, Bohrungen, Rauheit, Form- und Lagetoleranzen, Härte- und Schichtangaben, Hinweise (S2 Zeichnung lesen, Stand 10.10.2026)

4. Kommt das Formblatt heraus, das Ihr Kunde verlangt – VDA-Deckblatt, PSW für PPAP oder sein eigenes Excel-Blatt?

   Ein Bericht im falschen Formblatt kommt ungelesen zurück, so richtig die Werte auch sind.

   So prüfen Sie es: Das Excel-Formblatt Ihres wichtigsten Kunden mitbringen und ausfüllen lassen.

   Bei irot Erstmuster: Deckblatt in eigener Gestaltung, konform zu VDA Band 2 (PPF); PPAP mit PSW und Dimensional Results (S8 EMPB-Dokumente, Stand 10.10.2026)

5. Rechnet das Programm Cpk nur, wenn genug Werte da sind?

   Ein Cpk aus fünf Musterteilen sagt nichts über den Prozess – und ein Kunde, der das weiß, glaubt danach auch dem Rest nicht.

   So prüfen Sie es: Fünf Werte eingeben und schauen, ob ein Cpk erscheint.

   Bei irot Erstmuster: Cp, Cpk, Pp, Ppk nur aus einer eigenen Fähigkeitsreihe ab 25 Werten; darunter steht »nicht berechenbar« (S7 Auswertung, Stand 10.10.2026)

6. Geht die neue Revision der Zeichnung, ohne alles neu zu erfassen?

   Index C nach B ändert meist drei Maße. Wer 80 Merkmale neu prüft, um drei Änderungen zu finden, übersieht eher eine.

   So prüfen Sie es: Zwei Revisionen derselben Zeichnung laden und schauen, ob das Programm die Unterschiede zeigt.

   Bei irot Erstmuster: Neue Revision: Zeichnungen vergleichen, unveränderte Merkmale gesammelt bestätigen, Nummern bleiben (S10 Archiv, Stand 10.10.2026)

7. Erinnert das Programm an die Requalifikation, bevor die Freigabe abläuft?

   Eine abgelaufene Freigabe merkt meist zuerst der Kunde.

   So prüfen Sie es: Eine Freigabe mit Gültigkeit eintragen und schauen, wo und wann die Erinnerung kommt.

   Bei irot Erstmuster: Erinnerung an die Requalifikation 60 und 30 Tage vorher (S10 Archiv, Stand 10.10.2026)

8. Merkt sich jeder Messwert, mit welchem Prüfmittel er gemessen wurde und ob es kalibriert war?

   Fragt der Auditor nach einem Wert von vor zwei Jahren, ist das die erste Frage.

   So prüfen Sie es: Einen Wert eingeben und nachsehen, ob Prüfmittel und Kalibrierstand dabei stehen.

   Bei irot Erstmuster: Jeder Wert merkt sich Prüfmittel und Kalibrierstand des Messtags (S6 Messwerte, Stand 10.10.2026)

9. Sieht man später, wer welches Merkmal bestätigt hat?

   Besondere Merkmale verlangt der Kunde nachweislich geprüft – mit Namen und Datum, nicht nur angekreuzt.

   So prüfen Sie es: Ein besonderes Merkmal bestätigen und das Protokoll dazu suchen.

   Bei irot Erstmuster: Besondere Merkmale werden einzeln bestätigt und protokolliert (S4 Zeichnungsprüfer, Stand 10.10.2026)

Was Sie zusätzlich fragen sollten

• Wo liegen Ihre Zeichnungen? Zeichnungen Ihres Kunden sind vertraulich. Fragen Sie nach Serverstandort, Unterauftragnehmern und Löschfristen – und lassen Sie sich den Vertrag zur Auftragsverarbeitung zeigen. Unsere Antworten stehen unter Sicherheit.
• Was kostet ein Bericht? Rechnen Sie Lizenz und Ihre Arbeitszeit zusammen; der EMPB-Kostenrechner nimmt Ihre Zahlen.
• Kommen Sie wieder heraus? Berichte als PDF und Excel, Messwerte als Tabelle – ohne das Programm lesbar.

Was irot Erstmuster nicht macht

Damit Sie nichts erwarten, was nicht kommt – dieselbe Liste wie auf der Funktionsseite:

• Es misst nicht. Die Teile messen Sie – das Programm nimmt die Werte auf und rechnet.
• Es ersetzt kein CAQ-System: keine Wareneingangsprüfung, keine Lieferantenbewertung.
• Reklamationen bearbeitet es nicht. Dafür gibt es irot 8D – unser eigenes Programm für den 8D-Report.
• FMEA und Produktionslenkungsplan werden als Anlage beigefügt, nicht im Programm erstellt.
• Keine Messsystemanalyse; Kalibrierung und Prüfmittel führt irot Kalibrat, verbunden über eine Schnittstelle.
• Keine qualifizierte elektronische Signatur; das Deckblatt trägt Name, Funktion und Datum.
• Oberfläche auf Deutsch; PPAP-Formblätter auf Englisch.

Den Vergleich mit Excel, Word und CAQ-Systemen nach denselben Kriterien finden Sie unter EMPB erstellen: Excel, Word oder Software?.